Do zakresu zadań Wójta należy: 

1. Reprezentowanie Urzędu na zewnątrz,

2. Podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i wyznaczanie innych osób do podejmowania tych czynności,

3. Wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec wszystkich pracowników Urzędu,

4. Zapewnienie przestrzegania prawa przez wszystkie komórki organizacyjne Urzędu oraz jego pracowników,

5. Koordynowanie działalności komórek organizacyjnych Urzędu oraz organizowanie ich współpracy,

6. Rozstrzyganie sporów pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi, w szczególności dotyczącymi podziału zadań,

7. Udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,

8. Przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy,

9. Wydawanie decyzji z zakresu administracji publicznej i upoważnianie innych pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu tych decyzji,

10. Wykonywanie i koordynowanie zadań w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa wynikających z odrębnych przepisów,

11. Wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Wójta przez przepisy prawa i Regulamin oraz uchwały Rady,

12. Wydawanie aktów prawnych dotyczących wewnętrznego urzędowania. 

Do zadań Sekretarza należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu, a w szczególności:

1. Opracowywanie projektów Regulaminu i zmian do niego,

2. Opracowywanie projektów podziału Referatów na stanowiska pracy,

3. Opracowywanie zakresów czynności na stanowiskach pracy,

4. Nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie oraz prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem kadr,

5. Przedkładanie Wójtowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy w Urzędzie,

6. Nadzór nad przygotowywaniem projektów uchwał Rady i Zarządzeń Wójta,

7. Wykonywanie funkcji przełożonego służbowego wobec pracowników bezpośrednio mu podległych,

8. Prowadzenie spraw Gminy w zakresie powierzonym przez Wójta,

9. Podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy w zakresie ustalonym przez Wójta,

10. Koordynowanie prac remontowych w Urzędzie i zakupu wyposażenia,

11. Koordynowanie i organizowanie spraw związanych z wyborami, referendami i spisami,

12. Wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Wójta.

Do zadań Skarbnika należy w szczególności:

1. Nadzór nad opracowywaniem projektu budżetu Gminy i jego zmianami,

2. Czuwanie nad prawidłową realizacją budżetu oraz opracowywanie analiz i sprawozdań w tym zakresie,

3. Wykonywanie dyspozycji środkami finansowymi,

4. Wykonywanie określonymi przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości,

5. Kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych,

6. Nadzór nad sporządzaniem sprawozdawczości budżetowej,

7. Nadzór nad zadaniami realizowanymi przez Referat Finansowy,

8. Wykonywanie obowiązków głównego księgowego budżetu Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych oświaty,

9. Opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych w zakresie finansów,

10. Wydawanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej w zakresie upoważnień udzielonych przez Wójta,

11. Wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań z polecenia lub upoważnienia Wójta.

Do zadań Zastępcy Skarbnika należy w szczególności:

1. Wypełnianie zadań skarbnika w czasie urlopu lub nieobecności,

2. Dokonywanie kontrasygnaty czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych w czasie urlopu lub nieobecności Skarbnika,

3. Współuczestniczenie w przygotowaniu projektu budżetu Gminy oraz w opracowaniu projektów uchwał Rady Gminy w sprawie zmian w budżecie,

4. Współdziałanie w przygotowaniu projektów planów finansowo - rzeczowych jednostek budżetowych,

5. Przygotowanie projektów planów finansowych na realizację zadań z zakresu administracji rządowej,

6. Wskazywanie konieczności dokonywania bieżących zmian w budżecie Gminy,

7. Przygotowywanie sprawozdawczości budżetowo-finansowej,

8. Nadzór w zakresie pełnej księgowości w systemie finansowo-księgowym,

9. Prawidłowe i terminowe rozliczanie należności, zobowiązań oraz dotacji,

10. Wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub upoważnień Wójta.

Do zakresu działania Referatu Organizacyjnego należy:

1. Przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie Referatami materiałów dotyczących projektów uchwał Rady, jej Komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady tych organów,

2. Prowadzenie rejestrów i przechowywanie uchwał podejmowanych przez organy Gminy,

3. Przekazywanie korespondencji do i od Rady, jej Komisji oraz poszczególnych radnych,

4. Przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady, jej Komisji,

5. Podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzeniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady oraz jej Komisji,

6. Organizowanie szkoleń radnych,

7. Prowadzenie zbiorczych ewidencji skarg i wniosków wpływających do Urzędu, przekazywanie ich Referatom bądź stanowiskom pracy oraz -innym jednostkom do załatwienia według właściwości,

8. Prowadzenie spraw dotyczących szkolenia, kształcenia i doskonalenia zawodowego pracowników Urzędu,

9. Prowadzenie dokumentacji dotyczącej współpracy z sołectwami,

10. Prowadzenie dokumentacji dotyczącej kontroli zewnętrznych,

11. Zapewnienie warunków do prowadzenia działalności socjalnej Urzędu jako pracodawcy,

12. Przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji,

13. Prenumerata czasopism i dzienników urzędowych,

14. Nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,

15. Prowadzenie archiwum zakładowego i przekazywanie akt do archiwum państwowego,

16. Zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie, w tym materiały biurowe i kancelaryjne,

17. Prowadzenie księgi inwentarzowej,

18. Przygotowywanie i organizowanie spraw związanych z wyborami i referendami,

19. Nadzór nad pracownikami zatrudnionymi na stanowiskach pomocniczych i obsługi,

20. Prowadzenie spraw z zakresu podziału terytorialnego,

21. Prowadzenie rejestru zamówień publicznych w Urzędzie,

22. Bieżący nadzór nad urzędowym serwisem internetowym Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie obowiązków koordynatora określony zarządzeniem Nr 77/06 Wójta Gminy Ostróda z dnia 1 sierpnia 2006r. w sprawie urzędowego serwisu internetowego Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Gminy Ostróda oraz zarządzeniem Nr 101/06 Wójta Gminy Ostróda z dnia 1 września 2006r. w sprawie powołania Koordynatora oraz Realizatora ds. Biuletynu Informacji Publicznej w Urzędzie Gminy Ostróda,

23. Planowa realizacja ustalonych zamierzeń.

Do zakresu działania Referatu Finansowego należy:

1. Przygotowywanie materiałów niezbędnych do uchwalenia budżetu Gminy oraz podjęcia uchwały w sprawie absolutorium dla Wójta,

2. Udzielanie pomocy Wójtowi w wykonywaniu budżetu Gminy,

3. Prowadzenie, zgodnie z przepisami prawa w zakresie rachunkowości, obsługi finansowo - księgowej i kasowej Urzędu i jednostek organizacyjnych Gminy z wyłączeniem Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Ostródzie, Gminnego Ośrodka Kultury w Samborowie i Gminnej Biblioteki Publicznej w Szyldaku,

4. Przygotowywanie materiałów niezbędnych do wykonania obowiązków z zakresu sprawozdawczości budżetowo-finansowej,

5. Uruchamianie środków finansowych dla poszczególnych dysponentów budżetu Gminy,

6. Sprawowanie kontroli i nadzoru nad gospodarką finansową gminnych jednostek organizacyjnych,

7. Prowadzenie ksiąg rachunkowych,

8. Rozliczanie inwentaryzacji,

9. Dokonywanie wyceny aktywów oraz pasywów i ustalanie wyniku finansowego,

10. Prowadzenie ewidencji środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz ich umorzeń,

11. Prowadzenie ewidencji w zakresie podatku VAT,

12. Prowadzenie ewidencji podatników i inkasentów,

13. Ustalenie wymiaru podatku od nieruchomości, rolnego, leśnego, łącznego zobowiązania w drodze decyzji,

14. Ustalenie wymiaru podatku od środków transportu,

15. Udzielanie ulg i zwolnień podatkowych,

16. Prowadzenie postępowania w sprawie określenia zobowiązania podatkowego osób prawnych,

17. Prowadzenie postępowania w sprawie udzielania ulg podatkowych w zapłacie podatku rolnego, leśnego, od nieruchomości i od środków transportowych,

18. Prowadzenie postępowania w sprawie udzielania zwolnień w podatku od nieruchomości przedsiębiorcom,

19. Prowadzenie postępowania w sprawie zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego w produkcji rolnej,

20. Przygotowywanie aktów administracyjnych dotyczących podatków i opłat,

21. Podejmowanie czynności zmierzających do egzekucji administracyjnej świadczeń pieniężnych,

22. Przygotowywanie danych do projektów aktów dotyczących podatków i opłat,

23. Prowadzenie obowiązków w zakresie rachunkowości i ksiąg rachunkowych placówek oświatowych,

24. Wydawanie zaświadczeń o niezaleganiu w podatku lub stwierdzających stan zaległości, o posiadaniu gospodarstwa rolnego, nieruchomości, lasu, o dochodzie z gospodarstwa rolnego oraz o pomocy de minimis,

25. Planowa realizacja ustalonych zamierzeń.